Module devis/contact

Pour créer une écriture, cliquez sur le bouton Écriture client puis sélectionnez Devis / Facture / Bon de commande client.
Renseignez les champs requis (le Titre et le Client sont obligatoires).

Plusieurs options s'offrent à vous pour renseigner les lignes de facturation :

• Ajouter une ligne libre : Rédigez directement une ligne personnalisée.
• Sélectionner un produit : Saisissez les deux premières lettres du produit, et s'il est présent dans votre base, il apparaîtra automatiquement.(Si le produit n'existe pas dans votre base vous pouvez le créer directement depuis la facture en cliquant sur l'icone créer un produit qui apparait au survol d'une ligne)
• Utiliser un catalogue de prix : Cliquez sur Rechercher >Catalogue de prix, puis sélectionnez le catalogue souhaité dans le champ Nom du catalogue.
• Ajouter un pack ou un forfait : Cliquez sur Rechercher >Produit >Forfait/Pack/Groupe.
• Insérer une ligne de commentaire : Vous pouvez ajouter des lignes de texte dans votre devis. Ces lignes sont uniquement destinées aux annotations et ne comportent pas de champs pour les prix, remises, etc.

Vous disposez de plusieurs options pour appliquer des réductions :

• Par ligne : Renseignez simplement le champ Réduction.

  • Si vous entrez uniquement une valeur numérique, la réduction sera appliquée en montant fixe.
  • Pour appliquer un pourcentage, ajoutez le symbole % après la valeur saisie.

• Sur l’ensemble du tableau : Ajoutez une ligne de réduction, soit en montant fixe, soit en pourcentage.(Boutons orange sous le tableau)

Lors de la création d’une facture, que ce soit directement ou à partir d’un devis, celle-ci est générée en mode brouillon.

Facture brouillon ?

✔ La facture peut être modifiée librement tant qu’elle est en mode brouillon.
✔ Vous pouvez ajuster les montants, les produits, les réductions, etc.

Finaliser une facture ?

✔ Une fois la facture validée, vous devez la finaliser afin qu’elle devienne définitive.
✔ Pour cela, faites un clic droit sur la facture en brouillon, puis sélectionnez Finaliser la facture.
✔ Après finalisation, la facture ne pourra plus être modifiée.

Astuce : Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant de finaliser, car toute modification après coup nécessitera un avoir.

Une facture d’acompte doit obligatoirement être créée à partir d’un devis.

Création d’une facture d’acompte

1. Clic droit sur le devis concerné, puis sélectionnez Créer une facture d’acompte.
2. Saisissez soit une valeur fixe, soit un pourcentage du montant total.
3. Vous pouvez générer autant de factures d’acompte que nécessaire, tant qu’un solde reste à régler sur le devis.

Création de la facture de solde

1. Une fois tous les acomptes enregistrés, faites un clic droit sur le devis facturé, puis sélectionnez Créer la facture de solde.
2. Cette facture finale prendra automatiquement en compte tous les acomptes précédemment facturés, qui y seront récapitulés.

? Astuce : Les acomptes apparaissent clairement sur la facture finale, permettant une transparence totale du montant restant dû.

Créer un avoir

1. Faites un clic droit sur la facture concernée.
2. Sélectionnez Créer un avoir.

? Astuce : L’avoir reprend automatiquement les informations de la facture d’origine, que vous pouvez modifier si nécessaire avant validation.

Dans Dune, vous avez la possibilité de convertir un devis en différents documents commerciaux selon l’avancement du processus de vente.

Passer un devis en facture

✔ Faites un clic droit sur le devis concerné, puis sélectionnez Créer une facture.

Changer l’état d’un devis

✔ Vous pouvez également modifier l’état du devis en Bon de Commande (BDC) ou en Facture Proforma.
✔ Pour cela, cliquez sur le devis, un panneau latéral s’ouvre sur la droite, vous permettant de sélectionner et créer l’état souhaité.

 Astuce : Cette fonctionnalité vous permet de gérer facilement l’évolution d’une transaction, en passant d’un devis à un document plus engageant avant la facturation définitive.

Vous pouvez gérer les paiements de vos factures en effectuant un clic droit sur une facture, puis en sélectionnant Gérer les paiements. Cette option vous permet d'ajouter et de modifier les paiements en précisant le type de paiement (ex. : virement, carte, etc.).

De plus, en utilisant le bouton Changer les colonnes dans la liste des écritures, vous pouvez afficher la colonne Paiement(s).
Cela vous permet, d’un simple coup d’œil, de visualiser l’état de vos factures : payées, en attente de règlement ou non payées.

Un encadré situé sous le tableau de la facture vous permet de personnaliser l'affichage de certaines informations.
Cela vous offre une flexibilité pour adapter la présentation selon vos besoins et ceux de vos clients.

Options de personnalisation disponibles

Affichage des références des produits
✔ Choisissez d’afficher ou non la référence de chaque produit.

Affichage des prix
✔ Sélectionnez si les prix doivent apparaître en HT ou en TTC.

Affichage des colonnes spécifiques
✔ Colonne "Total" : affiche ou masque le total de chaque ligne.
✔ Colonne "Quantité" : affiche ou masque la quantité des produits facturés.
✔ Colonne "Prix Unitaire" : affiche ou masque le prix unitaire des articles.
✔ Colonne "TVA" : affiche ou masque la TVA pour chaque ligne.

Affichage des produits avec quantité zéro
✔ Permet d'afficher les articles dont la quantité est égale à 0 (utile pour certains devis ou commandes récurrentes).

Affichage des prix des produits à "0 EUR"
✔ Permet de masquer ou non les prix des articles affichant un montant nul.

Affichage du total des réductions
✔ Permet d’indiquer ou non le total des réductions appliquées sur la facture.

Correction de TVA et calcul
✔ Définissez si la correction de TVA doit être calculée en partant du montant HT ou TTC (B2C).

Affichage des zones de signature
✔ Permet d'afficher les encadrés de signature en bas du document.

Pour ceux et celles qui n'ont pas pu finaliser la facturation de leurs clients avant la fin du mois, Dune vous permet de créer vos factures en début de mois suivant, tout en leur attribuant une date correspondant au dernier jour du mois précédent.

⚠ Condition essentielle :
Afin de respecter l’obligation légale de suivi chronologique des factures, cette fonctionnalité est uniquement disponible si aucune autre facture n’a été émise entre-temps.

Afin d’adapter l'affichage du tableau des écritures à vos besoins, vous avez la possibilité de personnaliser les colonnes visibles. Cela vous permet de mettre en avant les informations essentielles et de masquer celles qui ne vous sont pas utiles au quotidien.

Étapes pour organiser les colonnes

1. Accéder aux paramètres d'affichage

   • Repérez l’icône située en haut à droite de la liste des écritures. Cette icône vous donne accès aux paramètres de personnalisation des colonnes.

2. Comprendre la disposition des données

   • Une fois cette fenêtre ouverte, vous verrez deux colonnes distinctes :
     • À gauche : les données actuellement affichées dans votre tableau.
     • À droite : les données disponibles mais actuellement masquées.

3. Modifier l’affichage des colonnes

   • Pour afficher une donnée actuellement masquée, sélectionnez-la dans la colonne de droite et faites-la glisser vers la colonne de gauche.
   • À l’inverse, pour masquer une donnée visible, déplacez-la de la colonne de gauche vers celle de droite.

4. Exemple d’utilisation : suivi des paiements

   • En ajoutant la colonne Paiement(s) à votre affichage, vous pouvez rapidement identifier l’état de règlement de vos factures :
     • Factures payées ✅
     • Factures partiellement payées ⏳
     • Factures non payées ❌
   • Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble claire et efficace sur la situation financière de votre entreprise.

Vous pouvez envoyer une écriture directement par e-mail en suivant ces étapes :

1. Sélectionnez l’écriture à envoyer

   • Faites un clic droit sur l’écriture concernée, puis cliquez sur Mail.

2. Préparation automatique du mail

   • Le mail est généré automatiquement avec :
     • L’adresse e-mail du destinataire (si renseignée dans la fiche contact du client),
     • Un sujet et un message personnalisé,
     • L’écriture en pièce jointe.

3. Modification et envoi

   • Vous pouvez modifier le contenu du mail si nécessaire.
   • Une fois prêt, cliquez sur Envoyer pour finaliser l’envoi.

? Astuce : Vérifiez toujours que l'adresse e-mail du client est bien renseignée dans sa fiche contact pour un envoi sans erreur.

Un apporteur d'affaire correspond à une personne (commercial généralement) qui percevra une commission.

Il est possible de configurer ces apporteurs d'affaires :
Paramétrage -> Apporteurs d'affaires
Il faudra alors renseigner le commercial, le pourcentage ou le montant fixe qu'il touchera sur cette affaire ainsi que son responsable (validation).

Il est possible d'enregistrer vos coordonnées bancaires afin qu'elles apparaissent automatiquement lors de la création d'une facture.

Changer de liste -> liste des coordonnées bancaires.
Lors de la création d'une facture, Dune Gestion pourra récupérer les coordonnées bancaires précédemment enregistrées.