Module RH

*Cette partie de la note explicative s’adresse aux services RH

En tout premier lieu il est nécessaire de paramétrer

a - les congés

b - les heures quotidiennes de travail contractuelles

c - les droits des utilisateurs (salariés).

Pour cela depuis le Module Contact, faites un clic droit sur la fiche du salarié concerné > Modifier, puis:

a - Dans le bloc Congés, renseignez le nombre de jours de congés annuels et mensuels dont votre salarié bénéficie ainsi que le nombre de congés restant à son actif sur l'année en cours.

(Dans le cas d'un nouveau salarié, renseignez sa date d'entrée dans la société dans le premier bloc de la fiche contact, et ainsi l'encours se calculera automatiquement)

! Chaque début de mois, le nombre de congés cotisés s'incrémente automatiquement.

Enfin, dans certaines grandes entreprises il y a des groupes de validateurs de congés différents en fonction des différents service. Vous pouvez alors choisir ici quel groupe de validateurs devra valider les demandes de cet employé.

b - Dans le bloc Durée de travail quotidien, renseignez la durée quotidienne contractuelle de travail ainsi que les minutes de compensation si dans votre entreprise ce système est mis en place, sinon laissez à zéro.

c - Dans le même Module Contact, vous pouvez également gérer les droitsdevisibilité des congés de tous les collaborateurs.

En cliquant droit sur la fiche d’un salarié, puis gérer les droits, allez dans droits menus, puis "Gestion des heures et si vous souhaitez que ce contact puisse voir et gérer les congés des autres collaborateurs, cochez la case Gestion des heures pour une autre personne(il s’agira des droits à donner exclusivement à l’équipe RH et aux validateurs)

Enfin, Valider

Avant de saisir des heures de travail, des absences ou des congés payés, il convient de procéder à quelques paramétrages.

Pour cela, Cliquez sur le Module RH, puis cliquez sur: 

1- Gérer les jours fériés: 

Veuillez renseigner ici les dates des jours fériés, offerts ou bien compensés, ainsi que le Groupe auquel s’appliquent ces dates,  puis Valider

2- Paramétrer le nombre de jours minimum avant la prise de congés, de l’équipe RH, et des Responsables par défaut pour les validations d’absences: 

Cliquez sur configuration et :

a - Indiquez les personnes faisant parties de l'équipe des RH, et qui auront donc accès à toutes les informations sur tout le monde.

b - Indiquez ici le nombre de jours obligatoires avant de prendre un congé.

b - Renseignez le nom des Responsablespar défaut, qui recevront les demandes d’absences et les valideront.

c - Sélectionnez les personnes faisant partie de l’équipe des RH. Ce sont ces personnes qui pourront avoir accès aux exports, à la vision de l’activité de tous les salariés, à la déclaration d’absence pour maladie d’un salarié.

NB: C'est une personne des RH qui déclare l'absence pour Maladie d'un salarié. Ce dernier reçoit alors un email automatique, lui demandant de confirmer sa maladie et de joindre le cas échéant un certificat ou un arrêt maladie

d - indiquez la durée standard de travail dans votre entreprise, avec l’heure de début, l’heure de pause déjeuner, et l’heure de fin.

e - Choisissez ici si les demandes de télétravail doivent être ou non soumises à validation

f - Si dans votre entreprise, il y a plusieurs services, et que vous souhaitez que les assistant(e)s puissent avoir accès au planning des absences, sans avoir la possibilité de modifier quoique ce soit, veuillez ici sélectionner les assistant(e)s.

Enfin, Valider

3 - Gérer les groupes de validateurs

Dans le cas de grandes entreprises, il peut y avoir plusieurs services, et ainsi différents validateurs.

Vous pouvez ici créer vos groupes de validateurs.

C'est ensuite dans la fiche contact du salarié que se fera la sélection du groupe.

*Cette partie de la note explicative s’adresse à tous les utilisateurs salariés

1 - Faire une demande de congés:

Pour faire une demande de congés, le salarié doit cliquer sur le Module RH , puis cliquer sur l'onglet Gestion des absences, puis sur Nouveau + Absence.

(Dans le cas d'un responsable RH, ce dernier peut créer une absence pour un salarié)

a - Indiquez à quoi affecter votre absence : Vacances, compensation, accident…

b - Indiquez la date de début et la date de fin du congé souhaité.

Le nombre de jours pris se calcule automatiquement, ainsi que le nombre de jours restants à prendre.

 Il peut y avoir jusqu’à trois Responsables des validations. Ils recevront alors en cascade un email sur lequel ils pourront valider ou invalider la demande de congé émise par le salarié. 

Le salarié recevra par email la réponse du dernier Responsable validateur.

(Dans le Dashboard vous pourrez suivre les étapes des validations)

Enfin, cliquez sur Créer

NB : Le salarié peut également faire cette même demande directement depuis le dashboard des vacances.

Dans le Dashboard vous retrouverez vos demandes en cours de validations, vos congés restants à prendre, et vos absences validées.

2- Déclarer ses heures de travail effectives

Dans l'onglet "Gestion des heures de travail" vous pouvez déclarer quotidiennement vos heures de travail, votre temps de pause, ainsi que le lieu (bureau, clients, télétravail), mais également faire une demande de télétravail, qui sera soumise à validation. (En fonction du paramétrage effectué par les RH)

a - Saisie d'une journée de travail :

Cliquez sur Nouveau + "saisir mes heures de travail"

Renseignez votre heure d'arrivée à votre poste, votre heure de départ, ainsi que votre temps de pause, et le lieu, puis Créer

! Attention, si vous déclarez sur une même journée des heures de travail au bureau, puis en clientèle, n’oubliez pas d’inclure et de saisir dans l’une de ces déclarations votre temps de pause.

b - Faire une demande de télétravail:

Cliquez sur Nouveau + "Demande de télétravail"

Indiquez la date (demi journée ou journée), la personne Responsable qui doit valider la demande, puis Créer

La demande sera envoyée au Responsable validateur par email, et le salarié recevra sa réponse également par email.

Il y a une différence d'affichage du Module RH, que vous soyez employé ou  RH.

> L' équipe RH aura la visibilité de tout et tout le monde, c'est à dire les absences et demandes d'absence de tous les employés. Elle pourra également créer des absences "forcées" pour les employés. (par exemple, pour fermeture annuelle de l'entreprise)

> L' employé quant à lui ne verra que ses propres absences et demandes.

> Un droit de lecture est proposé en option (Voir section paramétrage) à ce qu'on a appelé les "assistant(e)s" afin de permettre à ces personnes de voir sur le planning les absences de leur service.

Dans le Dashboard:

> Vous pouvez suivre vos demandes de congés (et les différents stades de validation), vos absences futures, vos absences passées, vos heures supplémentaires.

> Le calcul des heures supplémentaires se fait automatiquement par la différence entre les heures de travail théoriques renseignées, et les heures de travail effectives renseignées.

En fonction de la politique d'entreprise, les heures effectives peuvent être préremplies automatiquement, et simplement modifiables au cas par cas, en cas d'heures effectuées en moins ou en plus. Ceci est une option choisie par le Responsable RH. Par défaut, les heures effectives de travail doivent être renseignées de façon quotidienne ou hebdomadaire par l'employé.

> Vous avez un rappel de vos jours de congés pris, de votre solde de congés à ce jour, et une simulation de vos jours restants à prendre avant la fin de la période (Fin mai pour la France, Fin décembre pour les autres pays)

> La date de ma prochaine visite médicale

Le ou les Responsables RH verront également sur leur Dashboard:

> Les Entrées et les Sorties à venir (Employés en début ou fin de contrat)

> Les fins de périodes d'Essai (Un mail sera envoyé pour rappel une semaine avant)

> Les visites médicales à venir 

> Les Personnes ayant une carte de séjour, avec le rappel de leur date d'expiration

Depuis le Planning:

> En tant qu' Equipe RH ou Assistant(e), vous pouvez filtrer vos affichages, par employé, absence, etc...

> Pour les entreprises qui emploient des personnes ayant des horaires de travail différents d'une semaine sur l'autre, l'équipe RH peut ici créer sur plusieurs mois à l'avance le planning d'heures contractuelles à effectuer, en cliquant sur un jour et en faisant glisser sur la période souhaitée. 

Les exports:

En tant qu' Equipe RH, vous pouvez exporter sous format Excel:

> Le récap des absences, sur une période souhaitée, et pour chacun des employés

> Le tableau de calcul des heures supplémentaires

> Le taux d'absentéisme 

> Le Registre Unique du Personnel

> Les Eléments variables de Paies

Envoi de Mails:

> Des emails seront envoyés aux validateurs à chaque demande de congés d'un employé.

S'il y a plusieurs validateurs, l'envoi d'email se fait en cascade après chaque validation.

L' employé reçoit un mail d'acceptation de sa demande à la fin du processus de validation, ou un mail de refus le cas échéant.

> Des emails d'alerte seront envoyés à l'Equipe RH en cas de modification d'une heure effective de travail par un employé.

> Un email sera envoyé à l'employé en Maladie (déclaré sur Dune par l'Equipe RH), afin qu'il puisse valider son absence et fournir éventuellement son arrêt ou certificat.

Vous pouvez désormais transmettre automatiquement chaque moisvos éléments variables de paies, sous format excel, à votre cabinet comptable.

Pour se faire, il faut au préalable avoir renseigné tous les éléments variables dans la fiche de chaque employé.

> Lorsqu'un contact est un employé, il faut cocher la case "ce contact est un employé". (dans le Module Contact)

> Ensuite, dans le module RH, puis dans le sous menu "Gestion du Personnel", cliquez droit sur un employé.

Apparait alors la fiche complète de votre employé, où sont renseignés les éléments contractuels, durée de travail, type de contrat, numéro de sécurité social, salaire brut, primes, avenants au contrat etc...

Il est primordial de bien renseigner cette fiche pour chacun de vos employés.

Vous pourrez alors exporter en cliquant sur Exporter, puis "Eléments variables de paie", un tableau excel reprenant par période souhaitée, les absences ainsi que les données de salaire des salariés sélectionnés.